Planilha de Absenteísmo com Gráfico no Excel

O absenteísmo é um dos indicadores essenciais para entender e melhorar a presença no trabalho, e essa funcionalidade é uma parte fundamental da nossa planilha de indicadores de RH Excel. Nesta página, você verá como a planilha de absenteísmo Excel facilita o acompanhamento de ausências e atrasos, ajudando a identificar padrões que possam impactar a produtividade e o ambiente de trabalho.

Indicador de Absenteísmo no Trabalho.

Simplificando, o absenteísmo no trabalho é a ausência de um funcionário ao trabalho. Portanto, a soma de todos os períodos de ausência de todos os colaboradores da empresa e a sua relação com o total da carga de trabalho.

Devido ao impacto que ausências causam na produção, o absenteísmo no trabalho, vem sendo um dos principais indicadores de RH utilizados. Essencialmente, além de averiguar a relação das ausências, verifica-se também os motivos que levaram a abstenção no trabalho.

Todo esse cálculo é feito automaticamente em nossa planilha. Portanto, caso ainda não tenha visto a planilha de absenteísmo recomendo faça o download da versão demonstrativa da planilha Indicadores de RH Excel.

Academicamente, o que é absenteísmo?

Segundo Chiavenato (2009) e Lacombe (2010). “Absenteísmo, é uma expressão utilizada para designar a ausência dos funcionários ao trabalho, em princípio sem uma razão que a justifique, como doença, comprovadas ou não, crônicas ou eventuais; motivos familiares; dificuldades de transporte; falta de motivação em virtude de supervisão inadequada. Em um sentido mais amplo, é a soma dos períodos em que os funcionários se encontravam ausente do trabalho”.

Portanto, absenteísmo é a ausência não planejada do funcionário ao posto de trabalho, independente se a ausência foi justificada ou não.

Não é considerado absenteísmo no trabalho as ausências planejadas na empresa, como o afastamento legal ao trabalho por direito adquirido do trabalhador. Por exemplo, férias, folgas, abonos, licença prêmio e licença maternidade, sem prejuízo de seus proventos salariais.

Dessa forma, são consideradas ausências planejadas, que não prejudicam a qualidade da assistência prestada. Estes afastamentos legais não são computados nos indicadores de absenteísmo no trabalho da nossa planilha Indicadores de RH em Excel.

Quais são os indicadores de Absenteísmo no trabalho?

Anteriormente, explicamos que o indicador de absenteísmo é a relação da ausência do funcionário em relação ao seu posto de trabalho. Nesse sentido, para calcular esse indicador, precisamos contabilizar todas as ausências não planejadas e o total da carga de trabalho planejada de todos os funcionários.

Nessa planilha de indicadores de RH em Excel o cálculo do Indicador de Absenteísmo é realizado na contabilização por horas. Contrariamente, em alguns outros modelos, é utilizado o cálculo por dia e não por horas.

Em virtude de ter uma melhor precisão nesse cálculo, optamos por utilizar o modelo de cálculo com a unidade de medida de tempo horas.

Dessa forma, esses são indicadores de absenteísmo no trabalho e correlacionados que utilizamos em nossa planilha:

• Indicador de taxa de Absenteísmo;
• Indicador de Gravidade;
• Ausências planejadas;
• Ausências não planejadas;
• Motivos de ausências não planejadas;
• Principais colaboradores com maiores quantidade de ausências não planejadas.

Calculando os indicadores de absenteísmo no Excel

Na nossa planilha de absenteísmo, que faz parte da nossa planilha de indicadores de RH, precisamos registrar diversas informações para calcular corretamente o absenteísmo no trabalho.

Primeiramente, é fundamental que os colaboradores estejam registrados com suas respectivas datas de admissão e desligamento (caso haja), pois isso nos permitirá calcular o total de horas que cada colaborador deveria trabalhar a cada mês.

Para isso, necessitamos de duas informações essenciais: o total de horas da jornada de trabalho de cada mês e o total de horas de ausência não planejada do colaborador.

Na aba de jornadas, você indicará, para cada jornada existente na sua empresa, quantas horas os colaboradores vinculados a ela devem trabalhar mensalmente. Por exemplo, você pode ter uma jornada chamada “CLT 200”, na qual especifica que os colaboradores dessa jornada trabalham 200 horas por mês.

Em seguida, na aba de ausências, você informará o total de horas de ausência não planejada que o colaborador teve. É possível registrar o total de horas do mês ou inserir as ausências individualmente, especificando cada motivo. A planilha calculará automaticamente o total de horas ausentes.

Por fim, a seguir você encontrará a metodologia e a fórmula para calcular cada indicador de absenteísmo individualmente.

Como calcular Indicador de Absenteísmo no trabalho?

Primeiramente, para calcular a taxa de absenteísmo é necessário contabilizar todas as ausências não planejadas de todos os funcionários.

Em seguida, deve-se dividir esse valor pela soma total do tempo que todos os trabalhadores deveriam ter trabalhado. Em nossa planilha, essa seria o total das jornadas de trabalho.

Portanto, a taxa é obtida pela divisão do total de ausências não planejadas pelo total de horas das jornadas de trabalho. Abaixo a fórmula do cálculo.

“Ausências não planejadas corresponde ao total de ausências não planejadas de todos os funcionários da empresa i no período de tempo t. Horas de trabalho programadas corresponde ao total de horas que estavam previstas para serem trabalhadas de todos os funcionários da empresa i no período tempo t”.

O que é o indicador de Gravidade e como calcular?

A fim de quantificar o impacto das ausências dos colaboradores, o indicador de gravidade torna-se essa ferramenta. A gravidade é quantidade de ausências não planejadas por colaboradores, portanto, mostra a média do impacto de ausências não planejadas por colaborador.

Para obter esse valor, divide-se o total de ausências não planejadas pela média de colaboradores do período, conforme demonstrado na fórmula abaixo:

“Ausências não planejadas corresponde ao total de ausências não planejadas de todos os funcionários da empresa i no período de tempo t. Em seguida, Total de colaboradores corresponde o total de funcionários empresa i do período anterior t -1 e também do período atual t“. (ou seja, ausências não planejadas dividido pela média de funcionários no período analisado).

O cálculo acima é utilizado de duas maneiras em nossa planilha Indicadores de RH em Excel. Para o cálculo mensal do indicador de gravidade a média de funcionário é realizada pela média dos funcionários no início e final do mês. Entretanto, já para o cálculo anual, é realizada uma média anual formada pela média das médias mensais pertencentes a esse ano.

Ausências planejadas e não planejadas

Como vimos anteriormente, para obter os indicadores de absenteísmo são necessários contabilizar as ausências de todos os colaboradores da empresa. Contudo, a análise dessas ausências são tão importantes quanto analisar os indicadores em si.

Analisar quais foram os tipos de ausências predominantes e avaliar quais são os motivos das ausências. Somente dessa forma é possível diminuir o impacto das ausências na produção da empresa.

Ranque das ausências não planejadas.

Sob o mesmo ponto de vista anterior, com a finalidade de evitar as ausências não planejadas, a nossa planilha de indicadores de RH em Excel demonstra um ranque de até 100 funcionários. O ranque mostra em ordem os funcionários que tiveram uma maior quantidade de ausências não planejadas.

Esse ranque permite que o setor de Recursos Humanos saiba quais são os funcionários que mais demandam sua atenção. Dessa forma, define-se uma prioridade para que o RH possa auxiliar o colaborador em tempo hábil. Pelo contrario, poderiam funcionários exemplares se desligarem da empresa por possuírem algum tipo de problema interno/externo. Dessa maneira, o RH consegue evitar o “desperdício” de funcionários talentosos.

Qual o nível ideal de absenteísmo?

Não existe um nível ideal de absenteísmo, bem como, mesmo que se existisse, nunca se prenda a um padrão estabelecido. Absenteísmo está relacionado com as ausências não planejadas, portanto, o nível ideal de absenteísmo seria 0%.

Entretanto, a não fixação de um padrão é uma recomendação para qualquer indicador. Nunca analise um indicador separadamente, mas sempre, com toda certeza, analise a evolução desse indicador no tempo. Em síntese, você precisa avaliar se o indicador está melhorando ou piorando com o tempo.

Decerto, consideramos a aba de evolução de indicadores da nossa planilha de indicadores de RH como sendo a mais importante. Acima de tudo, você consegue avaliar se os seus indicadores estão melhorando ou piorando ao longo dos anos.

Caso ainda não tenha visto, baixe aqui a versão demonstrativa da nossa planilha Indicadores de RH Excel. Verifique como são distribuídos esses e todos os outros principais indicadores de RH.

Caso seja de sua preferência, assista esse vídeo que fala sobre os Indicadores de Absenteísmo no Trabalho. Ou, acesse essa página para verificar a relação de todos os vídeos da nossa planilha Indicadores de RH em Excel.

Referências bibliográficas.

CHIAVENATO, I. Recursos Humanos: O capital humano das organizações. 9. Ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2009.
LACOMBE, F. J. M. Recursos Humanos: princípios e tendências. São paulo: Saraiva, 2005.